Selección de compañía de paquetería

tys_wynajetych_pojazdow_5971118Los comerciales de empresas de paquetería visitan frecuentemente a empresas para ofrecerles sus servicios de transporte nacional. Las ofertas que envían suelen ser bastante complicadas y resulta muy difícil compararlas. ¿Cómo saber si una oferta es  interesante?

El precio a pagar por el transporte de un envío depende, fundamentalmente, del su peso y de la distancia al destinatario. Sin embargo, ese precio puede cambiar mucho en función de otros aspectos, como podrían ser:

  • El peso específico de las mercancías a transportar
  • La cobertura de responsabilidad en el transporte (seguros)
  • La fecha máxima de entrega de la mercancía al destinatario
  • La necesidad de realizar servicios complementarios al transporte
  • El número diario/semanal/mensual/anual de envíos a transportar.

Es muy conveniente aportar estas informaciones al comercial. Si además se le entrega una muestra con los principales datos de los envíos realizados (pesos, destinos, bultos), podrá confeccionar una oferta ajustada.

La oferta recibida contendrá una tabla de precios por envío, ordenada por tramos de peso y zona de destino. También acompañará otra tabla en la que indica la zona que corresponde a la provincia en la que se encuentra el destinatario.

Todo esto se complementa con las condiciones del servicio, la “letra pequeña”, que no hay que descuidar para nada, pues puede esconder grandes sorpresas. Allí se indica la relación peso/volumen (peso específico) para el cálculo del precio real del transporte, los suplementos por seguros, los procedimientos de revisión de precios ligados al precio del carburante, etc.

Con toda esta información, la oferta de transporte se convierte en algo realmente complicado de desentrañar.

Muchas personas, que tienen que valorar esa oferta, suelen comparar los precios de la tabla con los de otras tablas que manejan. De entrada, encuentran que los tramos de peso y las zonas de envío de las tablas no coinciden. Eso les lleva a valorar un reducido número de envíos típicos y compararlos con lo que pagan actualmente, y a partir de ahí toman sus decisiones sobre la oferta recibida.

Las conclusiones que se obtienen con estas formas de proceder suelen fallar en muchas ocasiones. Si se ha optado por la oferta, se podrán comprobar las consecuencias de la decisión al recibir la primera factura. Es posible encontrar un importe muy superior al esperado y tener que revocar la decisión tomada antes.

Antes de tomar una decisión sobre una oferta de transporte, es muy recomendable dedicar un tiempo a analizarla. Se podrán evitar muchos contratiempos en el futuro. No se habrá perdido el tiempo, sino que se habrá invertido. Este tiempo siempre es menor que el que habría que dedicar a resolver los problemas derivados de una decisión equivocada.

A continuación se proponen una serie de pasos que pueden ayudar a valorar adecuadamente una oferta de transporte.

  • Construir una base de datos con los envíos reales realizados durante los últimos doce meses, en donde aparezcan el peso, el volumen, los bultos, el código postal del destinatario, y lo pagado por ellos.

Con ello, se habrán tenido en cuenta los envíos típicos a los destinos habituales, además de los envíos y destinos poco comunes, que también tienen su influencia en el coste total del transporte. Este modo de proceder se hace tanto más necesario cuanto más variedad se tenga en los tamaños de los envíos y en los destinos.

Una base de datos amplia recoge los envíos expedidos en épocas de alta y de baja demanda, cuyas características difieren mucho entre sí.

En definitiva, cuantos más envíos contenga la base de datos, más fiables serán las conclusiones a las que se llegue.

  • Valorar uno a uno los envíos anteriores, según la oferta. No hay que olvidar nada que pueda influir en el precio del envío: el peso específico, las primas de seguro, los servicios adicionales, etc.
    • Los precios que aparecen en la oferta están vinculados a un peso específico de referencia. Los habituales suelen ser: 167, 250, 270, 300, y 333 kg/m3; en la oferta puede aparecer cualquier otro. El peso por el que se factura un envío es el mayor de dos valores: el peso real, y el resultante de multiplicar el volumen real del envío por el peso específico que figura en la oferta. Así, si el peso específico de la mercancía es inferior al que figura en la oferta, el peso por el que se facturará será mayor que el peso real de la mercancía. A menor peso específico de la mercancía, mayor peso facturado; es el efecto del volumen.
    • La ley establece que toda mercancía transportada debe viajar asegurada. Los precios de la tabla incluyen un seguro de responsabilidad civil, por el que el transportista debe indemnizar a su cliente a razón de 5,91 € por kg de producto perdido o dañado. Si se desea una indemnización mayor, habrá que calcular el precio del seguro a partir de la oferta y añadirlo al precio del transporte.
    • Servicios adicionales como cobros contra reembolso, entregas en horario concertado, entregas en domicilios particulares, colocación de la mercancía en el destinatario, reexpediciones, ayuda en la descarga, etc., también será preciso valorarlos según el contenido de la oferta.

Simular el precio de cada envío realizado es la manera de saber lo que realmente habría que pagar por el transporte.

  • Comparar los pagos reales y los obtenidos con la oferta, de la manera que más convenga: en conjunto, por provincias, por tramos de peso, etc. Así se sabrá si realmente se ahorra algo, dónde se ahorra y qué porcentaje le supone sobre su factura actual.
  • Tomar una primera decisión sobre lo que conviene de la oferta.

Procedimientos como éste reducen enormemente las posibilidades de equivocación. El importe del conjunto de facturas futuras estará muy próximo a la simulación de valoración realizada.

Si se cree que hay aspectos positivos en la oferta, no conviene sacar todavía conclusiones definitivas; el precio es importante, pero no lo es todo. Visitar la empresa que ha ofertado, ver cómo trabaja, de qué medios dispone, qué mecanismos y sistemas de información y control tiene, cómo resolvería ciertos problemas habituales, qué compromiso escrito de tiempo de entrega y nivel de servicio adquiere, etc. ayuda a conformar la visión sobre la oferta. Las impresiones sacadas pueden hacer cambiar la conclusión a la que se pensaba llegar; la opinión de terceros, también.

Si todo marcha favorablemente, aún queda por abordar la negociación final de precios y condiciones. El resultado de la negociación es la cuantificación de lo interesante que ha resultado la oferta.

Resulta obligado hacer un plan de puesta en marcha del servicio, conjuntamente con la empresa de transporte, y vigilar muy de cerca su desarrollo durante el comienzo de las actividades. El objetivo es que los destinatarios perciban que el servicio que reciben es igual o mejor que el que venían recibiendo. Sus comentarios favorables son la mejor prueba de una labor bien hecha.

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Acerca de Juan Carlos Viela

Ingeniero Industrial, con más de 30 años de experiencia, la mayoría en operadores logísticos. Profesional independiente, artesano de la logística, que combina consultoría y formación práctica a profesionales de todos los niveles.
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17 respuestas a Selección de compañía de paquetería

  1. Que bueno eres!!!. Enrique Nader

  2. Matthew John Kenny dijo:

    Lo que las tarifas de paquetería esconden. ¡Qué gran verdad!.

  3. Y yo todavía esperando una oferta por parte de una de las grandes después de 3 meses y varios intentos de contacto…

    Lo cierto es que para comparar opciones, lo mejor es, sin duda, hacerlo con datos reales (históricos), aunque sea más tedioso.

    ¡Enhorabuena por el post!

    • Muchas gracias por el comentario.
      Los grandes se permiten el lujo de seleccionar sus clientes y obligarles a pasar por su aro, especialmente si son pequeños. Se desviven por ti y se pliegan a todas tus exigencias si ven mucho dinero a facturar.¡Cosas del poder de negociación!.
      Si hay algo en transporte es competencia. Te sugiero no perder el tiempo y buscar otro proveedor; seguro que encuentras uno que te encaje, porque también hay muchas empresas deseosas de captar clientes y mantenerlos.

      • ¡Gracias! A estas alturas tenemos el problema resuelto, claro. Pocas empresas pueden permitirse esperar meses antes de obtener respuestas, sobre todo si el problema es sencillo: un envío regular de una cantidad regular a un destino fijo.

        Afortunadamente hay muchas empresas en el sector y se puede elegir.

  4. Manuel Manrique dijo:

    En el mercado, el servicio que se ofrece es el mismo, casi copiando los datos de la oferta, entre diferentes proveedores; sin embargo, no todos cuentan con la logística que les permita verse como iguales.
    En el otro lado de la evaluación, también se debe incluir la ocupación de su capacidad instalada (si es por ruta mejor) pues puede pasar que, a pesar de ser una empresa con una gran capacidad, si la misma esta por coparse, el servicio será LENTO e incumplido.
    La mejor decisión puede variar según las necesidades de tiempo y valor de la carga.
    Las alternativas para cada caso están disponibles.

  5. Ale dijo:

    Seleccionar el transporte significa seleccionar a quien se va llevar nuestros productos al lugar en donde éstos alcanzan el máximo valor. No tiene por qué ser algo sencillo, como tampoco, seguramente, fue fabricar el producto. En la respuesta del transporte se encuentra muchas veces una de las ventajas comparativas mas difíciles de neutralizar por la competencia. Desconfiaría de una solución rápida sin un análisis detallado, profundo y profesional.

  6. Juan Carlos:
    Excelente reflexión en una industria que nos compete a todos. Algunos artículos requieren un tratamiento especial, como los químicos, sustancias peligrosas, perecederos, que afectan al coste.
    Aparte de toda la complejidad que mencionas, para un análisis completo hay que tomar en cuenta de qué peso estamos hablando, pues existe el peso real, el volumétrico y el facturable. Menuda tarea.
    Un fuerte abrazo. Sigue escribiendo. Saludos.

  7. Fernando dijo:

    ¡Muy interesante y completo artículo!
    Sólo una observación, la ley no establece que la mercancía deba viajar asegurada; establece una responsabilidad máxima del transportista, actualmente establecida en los 5,91 € por kilo mencionados, y serán él o el cliente los que establezcan si se suscribe un seguro.

    • Muchas gracias, Fernando.
      La ley no establecerá que la mercancía deba viajar asegurada, pero implícitamente dice que el transporte tiene que estar cubierto por un seguro obligatorio de mercancías, cuya prima está incluida en el precio del transporte. De ahí la responsabilidad de los 5,91 €/kg. Si el cliente desea ampliar la cobertura de responsabilidad podrá suscribir una póliza que le cubra los riesgos deseados.
      Saludos

  8. Juan Carlos, muy buen aporte; claro y adecuado paso por paso.
    Saludos.

  9. Gracias, Juan Carlos, por la información.
    ¿Te parece adecuado añadir el incremento del combustible?

    Gracias y un saludo

    • Rubén:
      Entiendo que el efecto del precio actual del combustible ya está incluido en los precios ofertados. Conviene que la oferta indique el precio del combustible al que obedece la oferta. La ley permite aumentar el precio del transporte, siempre que se den unas circunstancias determinadas en relación con el precio del combustible. El incremento también está definido en la ley. Por tanto, si hay subida, se aplicará el mismo procedimiento en todas las ofertas.
      Para comparar ofertas recientes no es necesario tener en cuenta el precio del combustible, pero es muy recomendable que el ofertante lo indique y, si se aprecian diferencias entre las ofertas, volver a pedir precios de transporte relacionados con el precio de combustible que se estime más conveniente.
      Saludos.

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