¿Necesito un operador logístico?

operador-logisticoEl operador logístico es una empresa de servicios, especializada en la ejecución de actividades de logística, a cambio de un precio. Sus clientes son empresas y las relaciones entre ellas están reguladas por un contrato mercantil de prestación de servicios.

Realiza las operaciones que le encomienda su cliente, respetando las condiciones particulares establecidas en el contrato para cada una de ellas.

No es un gestor de las actividades de sus clientes, por mucho que le digan que se las gestionan. Sus clientes toman las decisiones sobre la mercancía y el operador las ejecuta. El operador logístico gestiona su propio negocio para obtener unos beneficios, de la misma manera que Vd. gestiona el suyo propio con idéntica finalidad.

Pone recursos, en exclusiva o compartidos, a disposición de sus clientes:

  • Medios de transporte
  • Almacenes e instalaciones
  • Sistemas informáticos especializados
  • Personal

El operador puede prestar todos o parte de los siguientes servicios:

  • Transporte internacional de aprovisionamiento
  • Operaciones aduaneras
  • Almacenamiento y manipulación de mercancías en almacenes, junto con operaciones de valor añadido: etiquetados, acondicionamientos, tratamiento de devoluciones, etc
  • Transporte local de distribución
  • Transporte nacional o internacional de distribución
  • Organización del transporte
  • Operaciones de valor añadido en transporte: colocación de mercancía en el destinatario, retirada de productos, cobro de facturas, etc

El servicio que requiere su empresa es único. El dado a cualquier competidor directo no es exactamente el mismo, y por tanto, no tendrá los mismos precios.

¿Por qué contratan las empresas a operadores logísticos?

  • Las grandes lo hacen por razones estratégicas
  • Las medianas y pequeñas, por obtener ahorro de costes. Saltan a la vista cuando los costes fijos dedicados a la logística no están suficientemente utilizados.

¿Qué ventajas puede aportar un operador a sus clientes?

  • Disponer de conocimientos y herramientas especializadas en su actividad principal, lo que le permite ser más competitivo que la empresa que lo contrata.
  • Liberar capital destinado al activo fijo del balance. La empresa invierte su capital en las actividades principales de su negocio: diseño, investigación de nuevos productos, etc
  • Convertir los costes fijos de logística de la empresa en costes variables ligados a los volúmenes de actividad manejados en cada periodo de tiempo. La gestión económica se simplifica notablemente en la empresa.

¿Qué inconvenientes puede aportar un operador a la empresa?

  • Pedir un contrato por largo plazo, para poder amortizar las inversiones que hace para dar servicio a su cliente.
  • Generar elevados costes de arranque y finalización del servicio, mayores cuanto mayor es la envergadura de la operación.
  • Disminución del nivel de servicio durante los comienzos del servicio, lo que supone la existencia de problemas iniciales que poco a poco se irán solventando.
  • Los cambios en la operativa durante la vigencia del contrato se vuelven lentos, pues hay un contrato por medio y operador y cliente tienen que acordar la forma de hacerlo.
  • Cuando el servicio no es del gusto de la empresa, ésta se siente atrapada por el contrato. El operador se convierte entonces en un problema serio.

El operador logístico es un tipo de empresa que cumple un papel reconocido dentro del tejido empresarial. Las ventajas que aporta inducen a las empresas a considerarlo seriamente como un proveedor de servicios, pero ¿qué aporta realmente a mi empresa?

Responder a esta pregunta no es fácil y lleva algo de tiempo.  Lo primero que debe realizar su empresa es “conocerse” en términos logísticos. En otras palabras, debe identificar y plasmar por escrito:

  • El modelo logístico que utiliza
  • Los procedimientos operativos que emplea
  • La información que le suministran sus sistemas informáticos
  • Los costes en los que incurre
  • El nivel de servicio que presta a sus clientes internos y externos
  • Su posición frente a sus competidores: fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades

Las conclusiones a las que llegue le permitirán decidir si:

  • Está satisfecha con su logística, y por tanto, no hay nada que cambiar
  • Tiene posibilidades razonables de mejorarla dentro de la propia casa
  • Necesita de alguien que le ayude a alcanzar sus metas

En cualquier caso, siempre vendrá bien consultar al mercado. Como resultado de la consulta, se puede concluir:

  • No contratar con ningún operador, puesto que no aporta nada a la empresa
  • Contratar partes de la logística a uno o varios operadores especializados, con el fin de lograr las máximas ventajas en costes y servicio

Toda consulta comienza con un examen del mercado en busca de los operadores que podrían dar el servicio. Los hay especializados en actividades concretas (transporte de grandes cargas, almacenamiento, manipulación, distribución, etc) para ciertos sectores de la economía.

El paso siguiente consiste en elaborar un documento de solicitud de información, que se enviará a los candidatos seleccionados que estén interesados en ofertar. Algunas informaciones que se piden:

  • Presentación general de la empresa, en la que figuran sus principales magnitudes económicas, capacidades operativas, localización y sus referencias más importantes.
  • Balance y cuenta de resultados de los últimos ejercicios.
  • Soporte informático con el que cuenta para prestar sus servicios.
  • Breve descripción de la experiencia que tienen en servicios similares dentro del sector económico de la empresa.
  • Respuesta a un cuestionario con preguntas relacionadas con las peculiaridades del servicio que la empresa requiere.

Los candidatos que responden por escrito continúan en el proceso. Sus respuestas se analizan para ver si, a priori, pueden dar el servicio requerido con calidad y garantías suficientes. Quien no supera este análisis queda descartado.

Los candidatos seleccionados reciben un nuevo documento por el que se les pide una oferta en firme en el formato que desea la empresa. El documento contiene una descripción detallada de:

  • los servicios a prestar,
  • las cantidades afectadas para cada uno de ellos y su oscilación en el año,
  • las obligaciones y limitaciones que hay que respetar, e incluso
  • las condiciones mínimas que figurarán en el contrato que se pueda llegar a firmar

Las ofertas recibidas se someten a un examen en el que el precio y otros aspectos importantes del servicio (modelo, localizaciones, capacidad operativa, experiencia similar, compromisos de calidad, etc) se valoran mediante un sistema de puntuación. Se seleccionan las mejores ofertas y se comparan contra la realidad de la empresa.

La comparación determina si las ofertas seleccionadas aportan alguna ventaja relevante sobre alguna actividad de la logística actual de la empresa, y si merece la pena pagar una diferencia de coste por el valor aportado (favorable o desfavorable).

Un resultado favorable a la contratación desencadena una serie de comprobaciones, destinadas a asegurarse que el operador va a poder cumplir el contrato de servicio a que dé lugar la oferta:

  • Entrevistarse con alguno de sus clientes, para recabar su opinión y sugerencias sobre el  operador.
  • Visitar las instalaciones del operador y comprobar la veracidad de lo que ha escrito en su oferta. Observar cómo trabaja para otros y juzgar si lo hace correctamente.
  • Conocer las herramientas de seguimiento y control del servicio del operador, junto con su funcionamiento. Valorar los indicadores de calidad y servicio que tiene implantados.
  • Valorar los procedimientos de comunicación y enlace con sus clientes ante incidencias o problemas en el servicio.

Una opinión positiva da paso a la negociación de un contrato de prestación de servicios, tan amplio y detallado como las partes estimen conveniente.

Se podría pensar que el proceso ha terminado, pero no. Es preciso establecer y acordar con el proveedor del servicio procedimientos de vigilancia del cumplimiento del contrato. No hay que olvidar que la empresa es la responsable de los compromisos que adquiere con sus clientes, sin importar que sea ella u otro quien los materializa. Así pues, la empresa buscará continuamente lo mejor para sus clientes.

En resumen: el operador logístico no tiene por qué ser siempre la solución a los problemas de gestión de la logística de la empresa. Es indudable que aporta ventajas, pero no hay que olvidar sus inconvenientes. Si cree que el operador tiene algo importante que aportarle a cambio de un coste razonable, no lo piense demasiado y contrátelo. Pero antes de hacerlo valore su propia logística; la conclusión a la que llegue le marcará el camino a seguir.

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Acerca de Juan Carlos Viela

Ingeniero Industrial, con más de 30 años de experiencia, la mayoría en operadores logísticos. Profesional independiente, artesano de la logística, que combina consultoría y formación práctica a profesionales de todos los niveles.
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25 respuestas a ¿Necesito un operador logístico?

  1. Pablo dijo:

    Muy buen post, Juan Carlos.¡Gracias!

  2. Jordi Perez dijo:

    Hola. Completamente de acuerdo con el contenido. Querría aportar al post una reflexión acerca de la última parte del proceso relativa a la contratación. El proceso que indicas es el paso a paso actual que siguen la mayoría de empresas a la hora de contratar un nuevo proveedor. Es un proceso que en ocasiones se puede eternizar (cada vez se dispone de menos tiempo para la contratación y planificación) y que puede ser muy estresante dada la gran oferta existente en el mercado. Me gustaría añadir que para esos procesos de negociación ya existen plataformas online que facilitan muchísimo el trabajo. Desde el blog de Tenderlog hemos hecho un análisis de las que existen actualmente y a qué tipo de clientes van destinadas. Creo que puede ser de mucha ayuda y complementa perfectamente tu extraordinaria explicación.

    • No hay alternativa eficaz para cualquier tipo de contratación. Las plataformas on-line son una alternativa muy válida para algunas contrataciones. El tiempo para la planificación y contratación es algo que nosotros mismos nos fijamos; suele estar ligado a la cultura de las personas. Así, los orientales no tienen prisa en tomar decisiones, pero les importa muchísimo no equivocarse.

      • Jordi Perez dijo:

        Completamente de acuerdo, pero hay que tener en cuenta que el uso de herramientas on-line va aumentando y éstas se van perfeccionando en función de las necesidades del cliente. Puede ser que sea un mercado que todavía no esté maduro del todo, pero que sin duda cambiará la forma de contratar en un futuro.

      • Los zapatos, por poner un ejemplo, se empezaron a hacer artesanalmente. Hoy en día, la mayoría de los zapatos que calzamos se confeccionan industrialmente. Pero siempre habrá personas a quienes no les gustan estos zapatos, porque no se ajustan a lo que quieren o, simplemente, porque sí. Quienes tienen tengan cualquier defecto en los pies están obligados a que un artesano les haga los zapatos a medida, empezando por las hormas.

  3. Alejandro dijo:

    Juan Carlos: me resultó muy cierto tu análisis, pero me gustaría agregar algo. La categoría de Operador Logístico implica algo diferente al concepto de una Empresa de Transporte. Hablar de Operador Logístico genera otro tipo de expectativa, diferente a cuando se habla de un Transporte. Si eso es así, no me imagino contratar a un OL por una Web. Sí, quizás, a un Transporte. Si pienso en un OL espero un valor agregado mayor. Espero mínimo una visita y un análisis, en donde la tarifa surgirá al final del proceso y a partir de definiciones que se harán durante el análisis.
    Muy buen blog. Alejandro.

    • Muchas gracias, Alejandro, por tu comentario. Espero que disfrutes de los nuevos contenidos que irán apareciendo.
      Podríamos decir que un operador logístico es una empresa que ejecuta una o varias actividades que componen la logística. A mi entender, y aunque suene muy extraño, una empresa que lleva la atención al cliente de las mercancías de su cliente (valga la redundancia) también es un operador logístico.
      Sería posible contratar a un operador logístico en un mundo ideal, pero no en la realidad. Describir completamente una operación, sin olvidar el más mínimo detalle, da para escribir un libro, tan gordo como el de Petete. Pero nadie tiene tiempo ni ganas de hacerlo.
      Por eso, y estoy de acuerdo contigo, son necesarias visitas en donde precisar muchas cosas y ver la cara de quien tienes enfrente. Eso vale mucho más que mil palabras.

  4. Juan Carlos dijo:

    Una explicación muy concreta sobre los OL; interesante cuando se menciona que la empresa no conoce su logística y toma la primera decisión en contratar un OL.
    Si la empresa conociera su sistema logístico podría muy bien ahorrar costos y ser más eficiente.

    • Conviene preguntarse de vez en cuando por la necesidad de un operador logístico. Hay empresas que han retomado para si ciertas actividades de logística que tenían subcontratadas a operadores.

  5. Miguel De Oto dijo:

    Juan Carlos: te felicito por tu análisis. Muy didáctico y, sobre todo, práctico para las personas que no son expertas en el tema. Claramente un aporte.

    Saludos,

    Miguel De Oto

  6. Antonio Pérez Carmona dijo:

    Juan Carlos: 100% de acuerdo con tu exposición. Me gustaría añadir que, cuando comienzan las conversaciones entre cliente y posible operador, siempre eché en falta la presencia de la persona que luego será el coordinador/controlador de dicha operación. Por ello, en muchas ocasiones, los comienzos no son fáciles, porque esta figura ve al operador como un enemigo que puede hacer peligrar su puesto. Su labor ha cambiado. Antes de la contratación era el dueño y señor de las decisiones y después (normalmente) se encuentra con verdaderos expertos que pueden diagnosticar malas prácticas anteriores.
    No hay que olvidar que el espectro de operadores logísticos es muy variado, desde grandes multinacionales hasta pequeños autónomos que se autodenominan operadores.
    Después de muchos años en los dos bandos y con la oportunidad que me dieron multinacionales y pymes, siempre defenderé la colaboración del operador logístico. Se le contrata por su experiencia y conocimientos contrastados. Es cierto que el cliente es el responsable ante sus clientes, pero el operador logístico debe estar ojo avizor para conseguir la excelencia, porque si no, será penalizado con cargos importantes recogidos en contrato.
    El contrato, ante la pelea entre competidores, siempre es favorable al cliente, a veces con cláusulas leoninas, que dejan poco margen de error al que mueve miles de transacciones que contempla la cadena de suministro.

    • Gracias, Antonio, por tus comentarios. Pasar de gestionar recursos a gestionar un contrato es un cambio muy duro de asimilar para el que se encuentra en ese papel dentro de un proceso de contratación de la operativa logística.
      El clausulado de un contrato es el resultado de una negociación, en el que se nota la mano de quien tiene mayor poder, normalmente, el contratante (también hay bastantes casos en los que el contratado impone sus condiciones).
      La búsqueda de la excelencia en el operador es una estrategia muy sabia para mantener a sus clientes y ahuyentar a los competidores, además de evitarse penalizaciones.

  7. Jaime Galvan Drago dijo:

    Estimado:
    Excelente artículo. Con su experiencia, podríamos complementarlo, tal vez, con los indicadores de gestión que midan la eficiencia de su gestión y, dentro de éstos, el concepto de control de pérdidas. Al ser el Operador Logístico un experto en el tema analiza riesgos, previene incidentes, interrupciones, daños, mermas, lesiones, etc… que al final repercuten en la rentabilidad. Saludos. JGD

    • Muchas gracias, Jaime, por el comentario. Es un muy buen complemento al artículo. Como apuntas, los indicadores son necesarios y surgen, aún sin querer, en cualquier procedimiento de control que se establezca. Su relación con la rentabilidad está fuera de duda.

  8. Antonio dijo:

    Totalmente de acuerdo con tu explicación de lo que debería ser un Operador Logístico. El problema surge cuando pasamos al campo práctico. Depende mucho del sector y proceso del que estemos hablando, hay mucho trabajo a realizar antes de la firma del contrato. Analizar la rentabilidad de realizar el outsourcing de la actividad es relativamente fácil; otra cosa muy distinta es el acuerdo de calidad, acuerdo de servicio, así como el detalle de la operativa, los procesos y procedimientos relacionados con la manipulación de la mercancía, el flujo de documentación e información, o cómo acordar los KPIs de seguimiento del OL.

    Seguro que todos tenemos experiencias de OL que, al dejar de ser empresas familiares y formar parte de grupos multinacionales donde se analizan más los KPIs y rentabilidades, disminuye la calidad de servicio, flexibilidad y la disponibilidad, y por tanto aumenta el descontento de los clientes. Un OL debería tratar a cada cliente como único y sus necesidad como un traje a medida. En cambio, se estandarizan las operativas para los clientes, aumentando las No Conformidades y el descontento de los clientes finales. Por eso, en muchos casos y sobre todo en aquellos sectores de alto valor añadido y/o con procesos críticos, se está volviendo a hacer in house operativas propias de un OL.

    Saludos

    • La captación de una operación de logística es algo que, en general, tiene un periodo de maduración bastante largo. Durante ese tiempo hay que trabajar mucho en los aspectos que comentas, Antonio, y en otros más.
      Se está dando a entender que las empresas familiares no analizan KPI’s ni rentabilidades. Si proceden así, van por mal camino. Si no, los clientes les obligarán a hacerlo, directa o indirectamente. Y si no quieren entrar ahí, les espera un futuro mucho más incierto.
      Las multinacionales compran empresas por muy diversos motivos, sean familiares o no. Cuando lo hacen, quieren implantar su modelo de negocio y su cultura de hacer las cosas. No sucede de la noche a la mañana; les lleva su tiempo. Si encuentran clientes que no encajan en su modo de operar, les ofrecen dos opciones: que se adapten a su modelo, o que busquen a otro que se ajuste a sus necesidades.
      La internalización no siempre obedece al mal servicio recibido del OL. Hay casos en los que tienen que cubrir costes fijos ociosos y otros que tienen que ver con la estrategia de la empresa.

      • Antonio dijo:

        No era mi intención decir que las empresas familiares no analizan KPIs, ni mucho menos, sino que con las que he trabajado primaba la atención al cliente, flexibilidad y el mimo en sus procesos y actuaciones.

        Comentas “Si encuentran clientes que no encajan en su modo de operar, les ofrecen dos opciones: que se adapten a su modelo, o que busquen a otro que se ajuste a sus necesidades”. Efectivamente, son como las lentejas, pero quizás el análisis es que su modelo no se ajusta al sector o negocio al cual intentan acceder y donde no vale todo y donde el fin no justifica los medios, y un buen ejemplo es el sector farmacéutico, y el cumplimiento de GDPs.

        Sobre tu comentario de la internalización y la necesidad de cubrir costes fijos ociosos, dese luego me parecería que en en la situación actual donde todo se mide con indicadores y costes no tendría una fácil defensa en cualquier multinacional. En cambio, como estrategia de la empresa o porque el OL no era lo que se esperaba de ellos: número de reclamaciones de clientes, no seguimiento de procesos, tratamiento de la mercancía, poca flexibilidad ante los cambios o necesidad de los clientes sí me parecen razones de peso para cambiar la forma como estaba trabajando.

      • Me alegro de que hayas trabajado en empresas en donde el cliente es lo primero. Algunas no se cansan de pregonar este mismo mensaje, pero, por desgracia, solo se queda en mensaje y no lo llevan a la práctica.
        A las empresas compradoras de las que hablamos hay muchas cosas que les importan un rábano. Ellas van a lo suyo.
        Me parece razonable lo que dices de las multinacionales, y no es cosa de lo que está pasando ahora; viene de lejos.

  9. Juan Carlos dijo:

    De gran importancia y una herramienta a utilizar para realizar el análisis en la empresa que laboro para llevarlo a OL. Somos una empresa en la prestación de servicios de transporte, distribución y almacenamiento de productos farmacéuticos e insumos farmacéuticos dirigidos a optimizar este servicio y tenemos por norma que nuestros clientes son los primeros.
    Nos resta un trecho bastante grande para llegar ser más eficientes e implementar nuevas herramientas, estudios para que nuestro servicio sea mejor.

    • Me da mucha alegría ver el primer comentario a mis artículos desde Cuba. Gracias sinceras. Espero que detrás de éste vengan muchos más, si no de ti, de otros paisanos tuyos.
      También confío en que el Camarada Raúl dé un paso atrás y levante la prohibición de comunicación por correo electrónico con el exterior. Le hará mucho bien a su país.

  10. focuschain dijo:

    A esto hay que ponerle mucha seriedad y no tomarlo por moda…
    No se trata de una contratación cualquiera, se trata de configurar una extensión del proceso de entregas y/o recibos de materiales, procesos críticos para el desempeño de la organización y sus resultados en la relación servicio/costo. Muy a tener en cuenta:
    1. Debo tener primero métricas de confiabilidad, velocidad y costos que me permitan identificar cuán bien estoy ejecutando estos procesos que voy a poner en manos de un tercero. El operador logístico debe comprometerse a superar estas métricas, de lo contrario no me sirve de nada. Esto no es una moda.
    2. La convergencia en los procesos a poner en manos de un operador logístico debe abarcar un proceso de PLANEACION COLABORATIVA en donde los requerimientos estén visibles conjuntamente, y bajo reglas claras previamente establecidas entre la Empresa, el Operador Logístico y el Cliente o Proveedor.
    3. El acuerdo de servicio debe, además de la parte comercial, definir claramente los atributos de medición a mejorar, las normas para manejar los flujos de materiales, información, dinero y decisiones.
    4. El seguimiento y evaluación del desempeño debe hacerse a través de técnicas modernas como la de Torre de control en donde con ayuda de tecnologías móviles puedo tener al día los resultados, alertas y desempeño de todo el proceso.
    5. Empresa, Cliente / Proveedor y Operador Logístico deben actuar como una unidad estratégica y táctica de operaciones con el fin de mejorar uno o varios indicadores de servicio / costo, de lo contrario esto es bla…bla…bla

  11. focuschain dijo:

    Juan Carlos
    Felicitaciones por tu blog

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