Gestión automática de stocks por rotación

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Gestionar existencias no es otra cosa que decidir qué, cuánto y cuándo almacenar y reponer un producto, con la pretensión de dar el máximo servicio al cliente al mínimo coste operativo.

Los secretos de la gestión se desvelaron hace mucho tiempo. El Lote Económico de Compra indica la cantidad a reponer para minimizar el coste anual operativo y el Punto de Pedido marca el lanzamiento de un pedido de reposición de un producto que se quiere almacenar.

Jugando con estos conceptos se han desarrollado estrategias de gestión basadas en patrones de comportamiento de los productos. Todas ellas desembocan en la Rotación, concepto en el que se resume la gestión de existencias en la empresa.

En una hipotética encuesta a gestores de inventarios sobre los conceptos de Lote Económico, Punto de Pedido y Rotación, no sería descabellado encontrar tres tipos de respuestas:

  • Una mayoría abrumadora diría que el Punto de Pedido es la cantidad de inventario para la que hay que lanzar un pedido de reposición. El Lote Económico es la cantidad que hay que pedir al proveedor. Ambos aparecen en el sistema informático de gestión de stocks de la empresa. Son datos que los programas piden. Unas veces se insertan a ojo, a criterio del usuario, procurando que el almacén esté bien nutrido y no tener problemas de servicio a los demandantes durante una larga temporada; otras, ni siquiera se informan.

La Rotación es un número del que han oído hablar y que alguien les dice lo que vale alguna vez. Dicen que indica para cuánto tiempo hay productos en el almacén.

  • Muy pocos afirman que detrás del Punto de Pedido se encuentra el consumo durante el tiempo de entrega del proveedor y el Stock de Seguridad, previsto para poder atender las puntas de consumo y las demandas en caso de retraso en la llegada del pedido de reposición. Saben que la Rotación es el número de veces que se renueva el inventario en un año, y actúan en función del dato que les da el ordenador.

Han aprendido a calcular los valores para cada producto, pero cuando tienen que obtener los de sus productos se topan con un muro que no pueden derribar, ya sea porque no dominan los conceptos que hay tras las fórmulas o porque nadie en la empresa se los facilita. Se ven abocados, pues, a cargar el sistema de gestión con datos más elaborados, sin estar seguros de que sean los correctos.

  • Un porcentaje insignificante domina por completo los conceptos y su forma de calcularlos. Se atreven, incluso, a calcularlos, pero sus inquietudes se frenan en seco porque:
    • Es poco menos que imposible obtener el coste de posesión aproximado de un producto, dado que en un almacén pueden coexistir productos de tamaños y costes de adquisición diversos, que se almacenan de modos diferentes y que no se manipulan de forma única. Intentar saberlos precisaría de complejísimos programas de cálculo y asignación de costes que nadie se atreve a construir. Por consiguiente, el tamaño del Lote Económico que se obtiene de la manera habitualmente empleada no se ajusta al que debería tener el producto al que se aplica.
    • Está generalmente asumido que los comportamientos de la demanda y de los tiempos de entrega del proveedor siguen distribuciones normales de probabilidad, en base a las cuales se determina el Stock de Seguridad de un producto. Estas hipótesis son cuestionables en vista del perfil de demanda y tiempos de entrega que presentan algunos productos. Por tanto, antes de calcular el Stock de Seguridad habría que someter a dichos perfiles a tests que confirmen a qué distribuciones de probabilidad se ajustan. Una vez conocidas, ya se podría hallar con precisión el Stock de Seguridad para el nivel de servicio deseado, que puede ser muy diferente del resultante con las hipótesis de distribuciones normales. A nadie se le ocurre hacer este proceso manualmente, por lo lento y complejo que resulta. Ni ejecutarlo bajo el paraguas de la informática de gestión, que está preparada para otros menesteres.
    • Los valores de Rotación que llegan a calcular corresponden a un instante, no a un periodo de tiempo. Cualquier sistema de gestión conserva los consumos de productos en el tiempo, pero casi ninguno los stocks al final de cada día. Así, es imposible saber la Rotación en un lapso de tiempo.

Si, además, se les pregunta si revisan los Puntos de Pedido y Lotes Económicos de los productos almacenados, la mayoría dirán que no, a no ser que aparecen problemas de servicio evidentes.

Como conclusión, se puede decir que los gestores deciden los valores de Punto de Pedido y Lote Económico por experiencia y conocimiento de los productos y su comportamiento, dadas las dificultades que entraña trasladar la teoría a la realidad. Pasado el tiempo, los almacenes se encuentran orondos y abarrotados de productos, bastantes de los cuales son obsoletos. Habitualmente se ejecutan planes de choque para adelgazar el inventario; más adelante habrá que repetirlos, porque el inventario vuelve a engordar. Algunos gestores aplican estrategias de gestión sobre ciertos productos, siempre que sean pocos, para que el inventario engorde lentamente; si son muchos, las estrategias pierden eficacia.

Optimizar la gestión de cualquier número de productos de un inventario, y del conjunto de todos, ya es posible, gracias a sistemas informáticos diseñados al efecto. Incorporan estrategias de gestión, funciones matemáticas complejas y algoritmos que consideran el comportamiento presente y futuro de la demanda, simulación de escenarios y otras. Las propuestas que generan son difícilmente mejorables y se pueden “enchufar” a otros sistemas de gestión. Estas grandes ventajas se contraponen con la inversión que suponen, solo al alcance de empresas de cierto tamaño.

Pasar de una gestión de inventarios por intuición a otra por sistemas informáticos específicos es como pasar de la medianoche al mediodía. Entre ambos momentos hay muchos otros con luz para ver las cosas suficientemente bien, es decir, se pueden gestionar inventarios con programas informáticos poco complejos, que empleen datos fáciles de encontrar, insertables en la informática de gestión de la empresa, de bajo coste y resultados aceptables. El razonamiento que sigue conduce a ello.

La bondad de la gestión de inventarios se mide con dos indicadores: Rotación y Nivel de Servicio. Son indicadores contrapuestos. Si uno muestra un aspecto excelente, es mejor no ver el otro. Por tanto, la gestión buscará un equilibrio entre ambos. Para simplificar, solo se estudia el comportamiento de la Rotación de un producto, sin dejar de lado el Nivel de Servicio. Las conclusiones a las que se llegue son extensibles a todo el inventario.

La Rotación se define como el número medio de veces que se renuevan las existencias de un producto en el año. El Punto de Pedido es el valor del stock neto (físico en almacén, menos reservado en pedidos de clientes, más el pendiente de recibir) que desencadena la petición de producto al proveedor. Ese stock tiene que cubrir el consumo en el plazo medio de entrega y el stock de seguridad, algo que se puede saber con la información que maneja un sistema de gestión de empresa.

La rotación del producto valerotacion

siendo:

  • t el tiempo medio de entrega del proveedor, expresado en semanas.
  • m, un parámetro ligado al comportamiento de la demanda.
  • n, el número de plazos de entrega en que se agota lo pedido al proveedor.

El gestor de inventarios no puede gestionar la Rotación a su antojo. Una vez que el proveedor entrega de manera fiable sus productos en el menor tiempo posible, es difícil aumentar la Rotación por esa vía. Tampoco puede hacer nada por gestionar m, pues está sujeta a los caprichos de la demanda. La única vía que le queda es actuar sobre la cantidad a pedir, es decir, sobre n, pero tampoco puede hacerlo a su gusto.

Si n<1,  el producto acaba, indefectiblemente, en rotura de stock permanente. La Rotación máxima para no romper stock se alcanza con n=1 y valerotacion maxima

Por tanto, n>1 para no entrar en problemas de inventario y garantizar la satisfacción de la demanda conocida.

Ahora es el gestor quien decide qué Rotación quiere que tenga el producto: la Rotación objetivo, Robj. Se deberá cumplir que Robj< Rmax.

De aquí se deduce la cantidad de unidades a pedir al proveedor cuando el stock neto del producto caiga por debajo del Punto de Pedido.udsapedir

siendo:

  • U, las unidades a pedir al proveedor
  • C, el consumo medio semanal de unidades del producto.

La gestión de stocks por rotación se puede poner en marcha con los datos disponibles en cualquier sistema de gestión de la empresa que controle los consumos de los productos y los tiempos de entrega del proveedor. No hay que saber de estadística ni de costes, como les pasa a la mayoría de gestores, ni disponer de una informática que los maneje.

La fórmula garantiza la respuesta plena a la demanda real en un periodo de tiempo reciente aceptable. Aunque el Nivel de Servicio para el que está preparado el stock no se conozca, se tiene la tranquilidad de que se podrán atender las peticiones. No importa que el coste de la gestión del stock sea el óptimo; tampoco se sabe cuál es el verdadero coste de la gestión del producto.

Todos concuerdan en que la mejor gestión de stocks es la de máxima Rotación y Nivel de Servicio posibles. El gestor de stocks puede poner coto a la rotación y mantener un Nivel de Servicio de los productos digno con sus decisiones basadas en la fórmula anterior.

El proceso de cálculo es simple, pero se vuelve muy pesado de hacer en una hoja de cálculo con inventarios de cientos o miles de productos a gestionar. Este inconveniente se soslaya creando y “enchufando” un sencillo programa informático al sistema de gestión de stocks.

Y aún se puede ir más allá. Añadiendo unas pocas instrucciones, se puede ignorar la gestión de stocks rutinaria. El programa la hace automáticamente y propone las cantidades a pedir al proveedor, vigilando adecuadamente su comportamiento y el de los peticionarios.

Las ventajas son obvias. El responsable de inventarios deja de tener un problema que está ahí, que ataja cual bombero porque carece de lo necesario para resolverlo como Dios manda. Además, las roturas de stock bajan escandalosamente.

Una solución como la planteada jamás puede competir contra los sistemas diseñados para optimizar la gestión de stocks, pero, en entornos de informática de gestión, consigue unos resultados más que dignos con un coste comedido.

“Así es mucho más fácil gestionar stocks. Poco a poco y sin traumas, hemos disminuido significativamente nuestro inventario sin que los clientes lo noten. Hemos liberado espacio, vamos a ampliar la oferta de productos y, además, la productividad del personal de almacén ha aumentado. Ha sido una dieta de adelgazamiento paulatino muy fácil de seguir y mantener”, afirma el responsable de inventarios de una comercializadora de repuestos de aparatos domésticos, con decenas de miles de referencias en sus almacenes.

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Acerca de Juan Carlos Viela

Ingeniero Industrial, con más de 30 años de experiencia, la mayoría en operadores logísticos. Profesional independiente, artesano de la logística, que combina consultoría y formación práctica a profesionales de todos los niveles.
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