Reposición dinámica

repotienda

La mayoría de los productos que se consumen hoy no tienen vida eterna ni se han pensado para ello. Además, los fabricantes introducen continuos cambios y mejoras en sus productos. La vida de un producto es cada vez más corta; al poco tiempo de salir a la venta se lanza uno nuevo con valores añadidos, dejando anticuado al anterior. Los productos se han convertido en perecederos.

Este comportamiento que antes era exclusivo de la moda y el calzado, se ha extendido a otros sectores como son la alimentación, los electrodomésticos, la informática, el automóvil, el bricolaje, etc… por citar algunos.

Muchos gestores de existencias se apoyan en las técnicas clásicas del punto de pedido, la cantidad económica de compra o el reaprovisionamiento periódico, a las que les dan el toque personal basado en la experiencia. Sin duda, estas formas de proceder son correctas …… para productos que tienen una vida larga. Aplicarlas a productos de corta vida o con demanda sensible al precio o a otros factores conduce a un aumento del número de referencias obsoletas.

Mantener obsoletos equivale a tener un capital cautivo, que tiene unos costes asociados equivalentes a intereses negativos. Deshacerse de ellos cuesta dinero; se deprecian a costa de los beneficios de la empresa y hay que hacer un esfuerzo extra para encontrar quien los compre a precios de saldo. Conservarlos significa tener almacenes de mayor superficie y tardar más tiempo en manipularlos. En definitiva, los obsoletos cuestan dinero, tanto más cuanto más tiempo permanezcan en el inventario.

Quienes más han avanzado en la prevención de obsoletos han sido las empresas que continuamente lanzan nuevos productos al mercado, como es el caso de la moda o del sector editorial. El comportamiento que adoptan es una buena guía para la gestión de existencias de corta vida. El estado actual de la informática permite proponer decisiones de aprovisionamiento de forma metódica, las cuales se verán confirmadas o modificadas en virtud de las consideraciones y experiencia del gestor.

No acertar en la primera decisión de compra de cualquier artículo nuevo supone un riesgo importante para quien la toma. Si el artículo se vende muy bien, se da una demanda insatisfecha; si no, aparece un obsoleto.

Los puntos de venta son almacenes que atienden la demanda de sus clientes. A todo nuevo artículo se le asigna un espacio con una capacidad de unidades. A medida que éstas se venden, se solicitan más a las fuentes de suministro.

Una forma de hacerlo es reponer regularmente las mismas unidades vendidas desde la última petición; se conoce como reposición automática. Si la fuente de suministro es única, el consumo total diario suele justificar una petición diaria de mercancía. Si existen varias, la petición será más espaciada y por cantidades mayores, corriendo el riesgo de no tener existencia disponible para la venta (rotura de stock).

Otra manera más refinada es calcular frecuentemente la necesidad de mercancía del almacén a corto plazo, teniendo en cuenta:

  • La existencia disponible en el momento del cálculo
  • La mercancía pendiente de recibir
  • El tiempo de reposición de la fuente de suministro
  • La previsión de demanda durante el tiempo entre dos reposiciones
  • La existencia máxima que se decide tener almacenada
  • La existencia que se desea tener para conseguir una determinada rotación

Cada vez que se efectúa el cálculo, las cantidades propuestas al gestor son distintas. Este decide aceptarlas o modificarlas según su criterio. El procedimiento propone cubrir la demanda prevista en un periodo y limitar las existencias a un valor máximo o a una rotación prefijada.

En épocas de demanda creciente, la petición de mercancía de un artículo estará limitada a la existencia máxima a almacenar. Se propondrán pedidos cada vez que se realice el cálculo, a fin de reducir el riesgo de rotura de stock.

Cuando la demanda es decreciente, el cálculo de la cantidad a pedir revelará un exceso de inventario, y por tanto, no se repone nada. Entonces, las existencias disminuyen paulatinamente hasta alcanzar el nivel acorde con la rotación perseguida. Si la existencia es excesiva durante un tiempo razonable, el gestor se halla ante unas unidades que van camino de la obsolescencia, e intentará desprenderse de ellas rápidamente.

La aparición inesperada de fortísimos picos de demanda conduce, sin remedio, a una rotura de stock y origina una demanda insatisfecha, difícil de valorar, que no se tiene en cuenta en la siguiente sesión de cálculo. A esta práctica se le podría denominar reposición dinámica, ya que las cantidades pedidas de cada artículo imitan el comportamiento de la demanda actual, que nada tiene que ver con la de un tiempo distinto. Las siguientes gráficas se han obtenido siguiendo las pautas recién indicadas en dos artículos de patrón de consumo real diferente.

repo1

Esta gráfica revela un stock excesivo en relación con el consumo real. Mientras el consumo sea bajo, se piden muy pocas unidades o ninguna. Entre tanto, el stock va disminuyendo hasta alcanzar unas cotas que permiten reponer en cantidades más acordes con la demanda del momento.

 repo2

En esta gráfica se aprecia un comportamiento del consumo en forma de dientes de sierra. Si el stock es congruente con la demanda, las peticiones de reposición presentan el mismo aspecto que la demanda, así como el inventario. Se ve claramente que el stock sigue a la demanda real con un pequeño retardo de tiempo.

El procedimiento de cálculo no requiere retocar los parámetros del stock decididos cada vez que se ponga en marcha; está concebido para que el stock total, incluido el stock de seguridad, y las cantidades a reponer se autoajusten a los niveles de demanda del presente.

Los cálculos dependen de demasiados factores. Por ello, el usuario tendrá que decidir con qué frecuencia los realiza y si desea poder modificar algunos parámetros del cálculo (existencia máxima, rotación deseada, etc.).

Los resultados globales del procedimiento mejoran con el volumen a reponer en cada sesión de cálculo (a mayor volumen, mayores economías de transporte) y con el tiempo de respuesta del suministrador (cuanto menor sea, menor riesgo de obsolescencia).

En cualquier caso, cuando las existencias del punto de suministro se agotan, se acaba el abastecimiento al almacén.

No conviene comenzar las reposiciones desde el momento de salida a la venta, salvo que se prevea una rotura de stock inminente. Es mejor esperar algo de tiempo a que la demanda se estabilice. La demanda inicial de un artículo nuevo suele ser muy fuerte y va bajando paulatinamente hasta estabilizarse.

Hay quien piensa que, además de limitar la existencia de cada artículo, se debe limitar la existencia total del almacén o el valor del pedido a importes determinados. En tales casos habrá que estimar el valor del pedido o el de las existencias almacenadas al final del periodo para el que se calcula la necesidad de mercancía. Si se superan los límites establecidos será preciso realizar un recorte en las cantidades a pedir según criterios de ejecución automática complementados con ajustes finos manuales del gestor.

La aplicación de estos procedimientos no exime de riesgos de rotura de stock y de insatisfacción de demanda que es preciso calibrar. Los beneficios obtenidos provienen del aumento de la rotación de las existencias.

Antes de ponerlos en marcha conviene simular su comportamiento durante un largo periodo de tiempo, y comparar sus resultados contra la realidad, con el fin de ajustar y decidir los parámetros de cálculo. Una buena puesta a punto consigue roturas medias de stock menores del 2 % de las referencias gestionadas, y demanda media insatisfecha por debajo del 5 %.

La reposición dinámica, convenientemente aplicada, es una muy buena herramienta de gestión de stocks de artículos de corta vida, que consigue:

  • Acomodar continuamente las existencias almacenadas a la demanda
  • Aumentar la rotación de los almacenes y dejarla por encima de un mínimo
  • Limitar el capital inmovilizado en mercancías
  • Reducir el riesgo de obsolescencia
  • Disminuir el espacio de almacén necesario y los costes operativos asociados

También se puede aplicar a productos de larga vida, consiguiendo los mismos efectos. Quien la ha adoptado ha notado notable mejoría en las cifras que reflejan su gestión.

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Acerca de Juan Carlos Viela

Ingeniero Industrial, con más de 30 años de experiencia, la mayoría en operadores logísticos. Profesional independiente, artesano de la logística, que combina consultoría y formación práctica a profesionales de todos los niveles.
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4 respuestas a Reposición dinámica

  1. Victor Felipe dijo:

    Excelente artículo,

  2. eduardo urbina dijo:

    Gracias Juan Carlos por compartir tus conocimientos.
    Saludos!
    EU

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