¡Feliz Año!

Hay rituales que se repiten en ciertas fechas, tanto que pierden toda su significación por manidos. Se convierten en un mero formalismo social.

  • ¡Feliz año!
  • ¡Feliz año, jefe! – le respondo al teléfono.
  • Esta vez, la felicitación es distinta a la de otros años. Nos acaban de confirmar que hemos ganado un contrato para llevar el almacén de una editorial. La rueda de la fortuna se ha parado en tu nombre para poner en marcha la operación. De entrada, tendrás que ir al almacén del cliente y hacerte cargo del asunto. Luego, te tocará organizar el traslado de la mercancía a nuestro almacén y ponerlo en marcha hasta que la actividad quede estabilizada. No podíamos haber empezado mejor el año.
  • Está bien. Supongo que esto lo haces para que no me aburra. ¿Con quién tengo que hablar?
  • Naturalmente que es para eso. Hablando en serio: la decisión nos ha pillado por sorpresa y no tenemos a nadie disponible. Por eso recurro a ti. Vamos a contratar a una persona para que le des el relevo cuando todo funcione normalmente. No conozco el detalle de cómo se ha gestado la operación. Habla con los comerciales; ellos te pondrán al día de cómo va todo.

Un regalo envenenado

A los pocos días llega la ansiada reunión con el conseguidor del contrato.

  • ¡Enhorabuena y feliz año, nunca mejor dicho! ¿Qué me cuentas de la operación?
  • Muchas gracias. Toma, estos son todos los papeles. Seguro que vas a tener éxito en la implantación. Si tienes cualquier duda me llamas.
  • ¡Un momento, no te vayas todavía! Me tienes que explicar qué hay en los papeles y cómo están organizados. Quiero que me digas cómo se va a trabajar, cómo van las tarifas, qué pensamos ingresar al año, qué beneficio nos queda, qué va a pasar con las instalaciones y el personal del almacén y qué informática gobernará la operación, para empezar. También tengo interés en saber si se ha hecho algún plan de traslado, las fechas críticas del proyecto y quién es el interlocutor ante el cliente. Más adelante te preguntaré más cosas; seguro que me surgen dudas.
  • Estos son los bloques de papeles. Las tarifas están aquí, escalonadas según la cantidad mensual manejada. Tú eres el enlace con el cliente. De lo demás no tengo ni idea; supongo que estará escrito en algún sitio. Todo es cosa tuya ya.
  • Así no se hacen las cosas. Me lavaré las manos y te haré responsable de los resultados de la operación, si alguien me viene pidiendo cuentas por ello.

El primer afán es entender qué sucede en el almacén en el mes de enero, inundado de unidades no vendidas en la campaña navideña. El trabajo ímprobo de registrar todos y cada uno de los códigos de las unidades, descontarlas de la cuenta de derechos del autor, llenar cajas para destrucción y listar su contenido absorbe a casi todo el personal. Rápidamente se instala un lector de códigos de barras de los títulos, que carga una hoja de cálculo de la que salen los informes deseados. La vida en el área de devoluciones se hace más llevadera.

La intuición dice que tiene que haber algún motivo para externalizar el almacén. Según pasan los días, las proyecciones de movimiento a fin de mes arrojan una caída del 20% en las unidades vendidas. ¡Ahí estaba la clave! Y las cifras no señalan repuntes…y se ve que sobra espacio por doquier. ¡La empresa se está apretando el cinturón! ¡Quién sabe si está cambiando su modelo de negocio!

El almacén contiene un transportador, dividido en zonas, que recorre toda el área de picking. Los pedidos se construyen por partes. Si un pedido lleva unidades de la zona a la que llega, se desvía para cargarle lo solicitado y se devuelve al transportador. El método es correcto, pero el transportador tiene frecuentes paradas que precisan reiniciar el sistema. Una báscula revisa los pedidos; señala bastantes más errores que los reales y no se consigue dar con una tolerancia de peso adecuada. Los pedidos correctos pasan a una línea de precintado automático y clasificación por transportista.

Manejar el stock de reserva se vuelve muy lento, tanto en la ubicación de las entradas como en la reposición de los huecos de picking. Se aloja en una estantería de palés, con pasillo estrecho, manejada por un recogepedidos de gran capacidad. Los días de alta demanda se pasan apuros para que los pedidos se terminen a la hora límite de recogida del transportista.

Los papeles heredados pesan bastante y no tienen sustancia. Tarifas que no se sabe de dónde salen, compras de activos a precio simbólico, acuerdos de traspaso de personal, pero nada de nada de lo que se necesita para construir la nueva operación. Así, pues, a pergeñarla.

Camino del calvario

El día se hace muy corto. El tiempo no da para la infinidad de cosas a las que hay que atender. Estar en casa del cliente permite hacer muy poco, más allá de lo que él ya ha establecido, especialmente cuando designa un ángel de la guarda para que no abandone al custodiado ni de noche ni de día. Cualquier pequeño cambio que se intente implantar precisa de una explicación minuciosa y detallada antes de obtener su plácet. De no seguir esa pauta, el incidente diplomático está asegurado. La vida se vuelve muy agobiante así.

Todo está por hacer, todo por construir: sistema informático, procedimientos operativos, plan de traslado, etc. Todo se debate en largas reuniones bilaterales en las que el operador se ha de ajustar a los criterios, procedimientos y caprichos del cliente. Todo se estudia hasta el más mínimo detalle ¿para qué? Para nada, porque poco tiempo después de haber acordado un procedimiento o un plan de acción, aparece una novedad que trastoca por completo lo elaborado. Vuelta a empezar: replanteamiento, discusión, luz verde, nuevo acontecimiento y nueva repetición de todo el proceso. ¡Cuánto tiempo y energía malgastados en lograr la perfección efímera! Es mucho más práctico un plan más simple, capaz de soportar pequeños cambios repentinos, que se va afinando según llega la fecha de ponerlo en marcha. El ahorro de tiempo es evidente.

Las consecuencias de esta pasión por la excelencia insuperable pronto se notan en la jornada de trabajo. Las ocho horas de una jornada normal, pronto se convierten en diez.

Mientras tanto, hay que seguir avanzando en aspectos que son necesarios y que, por suerte, no se tratan en las reuniones. La distribución en planta en la nueva ubicación del almacén no tiene nada que ver con lo existente. La automatización se descarta, dado el volumen decreciente de ventas. En su lugar se implanta una configuración convencional que aprovecha y mezcla estanterías de carga manual para picking y de palés para reserva, operadas por elevadoras convencionales.

El análisis ABC cruzado de existencias y líneas de pedido demandadas sirve para decidir dónde alojar los títulos en las estanterías de carga manual, con el propósito de minimizar los paseos durante la preparación de pedidos. Se crea un plan de ubicaciones por el que un nivel de carga de esas estanterías admite uno, dos o cuatro huecos. Los niveles de carga se subdividen a gusto del usuario, pudiendo cambiar de configuración en el momento deseado. La codificación de los huecos y su definición en el SGA cubre todas las ubicaciones posibles. En un nivel de carga con un hueco operativo, el SGA tiene registrados cuatro huecos, de los cuales tres están bloqueados. Si se desea que el nivel tenga dos huecos, basta con desbloquear uno de ellos, dos si se quieren tres huecos y tres si se quieren los cuatro.

El SGA implantado es nuevo y adaptado para la ocasión. Se le hace residir en un servidor, a 1.800 km. Todas las comunicaciones se efectúan en tiempo real desde terminales remotos conectados a la red a través de un sistema de radiofrecuencia instalado en el almacén. Los tiempos de respuesta teóricos son instantáneos.

La introducción de terminales móviles permite la verificación de todo lo ejecutado, y así se eliminan repasos en el tratamiento de entradas y preparaciones de pedidos.

El análisis de pedidos lleva a concluir que la preparación simultánea de varios pedidos en un carro, siguiendo la técnica pick & pack, es la idónea. Dependiendo del tamaño del pedido, un carro tiene capacidad para uno, dos y hasta 12 pedidos. El SGA incorpora un programa que clasifica los pedidos automáticamente, por su tamaño y forma lotes. La confección de los pedidos se hace siguiendo una ruta por el almacén. Al llegar a un punto, el sistema pide confirmar la ubicación y el código del título antes de indicar la cantidad de unidades a extraer, las cuales se depositan en un bulto cuyo código hay que leer. Si alguna lectura no es correcta, el sistema impide proseguir con el trabajo.

Llegar a este punto desde la situación presente no es nada fácil. Hay que pensar en la forma de trasladar la mercancía al nuevo almacén en un tiempo mínimo y sin dejar de vender ni una sola unidad por culpa del traslado, condición obligatoria impuesta por el cliente. Un traslado convencional no cumple con los requisitos. Hay que buscar los días idóneos no laborables y un plan alternativo. La solución está en reconfigurar todas las estanterías de carga manual en el almacén de origen, antes de empezar el trabajo diario. El día de la mudanza se suben al camión con la mercancía dentro y se dejan en destino en el lugar que tienen preasignado, sin tener que cambiar de sitio ni una unidad. El material en estanterías de palés se lleva de modo convencional. Se introduce toda la información en el nuevo SGA y se empieza a operar en pruebas, corrigiendo sobre la marcha los errores encontrados, antes de empezar a operar en real.

¿De qué sirven tantos planes tan meticulosos después de varias revisiones? De muy poco. Una vez más, la realidad se encarga de desbaratarlos. Las mentes pensantes no alcanzan a ver todo lo que puede suceder. Tienen que modificar y reconstruir una vez más, la última, sus planes.

Crucifixión

Para poder avanzar y llegar a todo esto, hay que llevar el trabajo a casa los sábados. Y aún no es suficiente. Hay que seguir extendiendo el horario laboral. Los domingos y festivos de guardar pasan a ser días laborables, y las horas aumentan poco a poco hasta que, al cabo de los nueve meses, alcanzan las dieciocho. La mente se alela; llega un momento en que hay que hacer tres veces las cosas para que salgan bien. El cuerpo avisa, benévolamente, en forma de ataque de estrés y visita al hospital; puede ser mucho peor. La familia amenaza con saltar por los aires; eso ya es muy serio. Una retirada a tiempo es una gran victoria. Desde entonces, se puede decir ¡Feliz lo que queda de año!

No se puede estar en misa y repicando. Ni sacar las faltas y acudir a rematarlas. Los que lo intentan acaban fuera de sus casillas.

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Acerca de Juan Carlos Viela

Ingeniero Industrial, con más de 30 años de experiencia, la mayoría en operadores logísticos. Profesional independiente, artesano de la logística, que combina consultoría y formación práctica a profesionales de todos los niveles.
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