Hacia un kanban evolucionado

El kanban es una tarjeta o etiqueta, con información asociada a un lote de material formado por una cantidad de unidades del mismo producto. Se utiliza en los procesos de producción de bienes o servicios y, naturalmente, está relacionada con los inventarios.

¿Dónde se encuentra y cómo opera?

Los kanban se ven, habitualmente, en centros de trabajo donde los stocks se reparten entre un almacén principal y muchos otros pequeños almacenes satélites, sitos en lugares no muy alejados, como largas líneas de montaje u hospitales.

La forma de operar con dos contenedores en un almacén satélite es sobradamente conocida. El kanban viaja con su material al punto de consumo. Las unidades que se van a consumir de inmediato se extraen de un contenedor. Vaciado éste, se retira la tarjeta, se guarda en un buzón y se empieza a gastar material del otro. Una persona efectúa rutas periódicas, visitando todos los buzones y recogiendo las tarjetas depositadas. Las lleva al almacén central, en donde las lee y lanza la preparación de nuevos lotes, que se entregan en los satélites.

El control de los materiales en los almacenes satélites puede ser manual o estar soportado por un sistema informático, distinto del SGA del almacén central de origen. El control manual solo avisa del agotamiento del lote en uso; el informático permite conocer la existencia del material.

La operativa por kanban es una manera más de gestionar los inventarios. Es compatible con otros modos y precisa cumplir con una serie de condiciones para ser efectiva.

Mejoras ya posibles

Hoy en día, es posible eliminar las rutas de recogida de tarjetas. En un futuro próximo, las tarjetas y su tratamiento desaparecerán por culpa de la informática.

Se consigue con un SGA que maneje un almacén central y muchos satélites, ya sea directamente o a través de interfases que lo enlacen con los sistemas residentes en los almacenes satélites. El SGA necesita terminales en los almacenes satélites que le avisen del agotamiento de los contenedores. Pueden ser:

  • Otro SGA que controla el almacén satélite. Se han de crear interfases de enlace entre ambos sistemas.
  • Puestos de trabajo que incorporan lectores de códigos de barras. Están en las cercanías de los almacenes satélites y desde ellos se accede al SGA.
  • Lectores de código de barras. Están cerca de los almacenes satélites y se comportan como terminales del sistema.

Estas opciones de trabajo evitan efectuar rutas de recogida de etiquetas. El personal que toma el material para consumo es quien lee las etiquetas. Los cambios no parecen caros y tienen la ventaja de conocer la necesidad de reponer material con menor demora. Una de las opciones permite, además, leer las etiquetas.

Cuándo reponer

Lo natural es ponerse a preparar el material consumido cuanto antes, o en una fecha dada, para poder reponerlo siguiendo rutas fijas programadas.

Sin embargo, se pueden organizar las reposiciones para optimizar los recorridos, en forma de rutas variables, sin que se produzca rotura de stock en el punto de consumo. La razón es que se puede retrasar la reposición de un material un tiempo, que depende de la cantidad mínima a reponer, de la actual y del tiempo de respuesta de la fuente de suministro. Retrasar la reposición más allá del límite implica un alto riesgo de rotura de stock en el punto de consumo. Sin embargo, llevarla próxima al límite reduce el stock medio en el almacén satélite considerablemente.

Esta estrategia es válida para cualquier material que se decida gestionar así en el punto de consumo, ya provenga del almacén central o directamente del proveedor.

Qué reponer

Retrasar en lo posible la entrega del material de un kanban, exige llevar un control de la fecha máxima en que se puede preparar. El retardo máximo para reponer un lote kanban no es constante, sino que depende de la demanda reciente. Por tanto,  la fecha límite de entrega se debe calcular antes de lanzar la preparación del pedido del material. Al mismo tiempo, se puede calcular el tamaño del lote cada vez que hay que reponer; está orientado a lograr una rotación deseada en el punto de consumo.

Todos los días se tiene que ejecutar un proceso para saber qué hay que preparar en la jornada. Serán los materiales cuya fecha límite de preparación de material coincida con la del día.

Habrá que entregar en su almacén satélite todo lo señalado para preparar en el día, por lo que es preciso construir rutas de entrega. Trabajar así comporta acudir un día a un almacén satélite con un material. Si hay más materiales destinados a ese almacén, cuya preparación está retenida por no haber llegado al retardo máximo, conviene añadirlos al material preparado, puesto que el número de visitas a ese almacén satélite se reducirá al mínimo.

Se puede construir un sencillo algoritmo de planificación de entregas a los almacenes satélites. Las rutas que proponga serán distintas cada día y, a la larga, se invertirá menos tiempo en completarlas.

Ventajas

Esta manera de operar no se encuentra instalada en los SGAs al uso. Para que funcione eficientemente, pide desarrollar un programa informático, a acoplar al SGA, además de dotar a los almacenes satélites de terminales del sistema en cualquiera de sus opciones.

Algunos beneficios que aporta:

  • Elimina las rutas de recogida de kanban, lo que equivale a tiempo de personas deambulando en busca de las etiquetas para reponer el material consumido.
  • Informa al SGA del agotamiento de un contenedor con un retardo menor.
  • Admite manejar materiales que se suministran desde el almacén central o desde su proveedor. Se contemplan, pues, materiales con existencia concentrada en un almacén satélite y otros cuya existencia está repartida por varios almacenes.
  • Establece un tamaño mínimo de lote por contenedor, dependiendo del tipo de material. Este dato es muy importante, pues el riesgo de rotura de stock en el almacén satélite es alto para tamaños de lote menores que el mínimo.
  • La preparación del material a reponer se puede posponer hasta una fecha límite, sin provocar rotura de stock en el almacén satélite. Cada material tiene su propia demora, que es distinta en dos reposiciones consecutivas. Los retardos se autorregulan automáticamente.
  • El tamaño del lote se calcula y cambia en todas las reposiciones. Depende del consumo reciente.
  • Las unidades por lote en un contenedor se pueden regular entre un mínimo y un máximo, a discreción, al mismo tiempo que se trata de alcanzar una rotación del stock determinada en el punto de consumo. El máximo depende de la capacidad del contenedor en unidades físicas. Los retardos máximos de preparación también se ven afectados por este valor; a mayor cantidad de unidades, más tarde se puede preparar el lote de reposición. Otro tanto ocurre con la rotación del material; a mayor cantidad de unidades, menor rotación del inventario y menos visitas de reposición. Quien decide la cifra debe buscar un equilibrio entre rotación y número de visitas.
  • Se logra un elevado nivel de servicio en el punto de consumo, manteniendo unas existencias sensiblemente menores que con la operativa clásica. En ésta, el stock medio en el almacén satélite es algo menos de 1,5 contenedores. Con esta forma alternativa de operar, el stock medio se sitúa en una banda que va desde los algo más de 0,5 contenedores hasta los algo menos de los 1,5, dependiendo del retardo de la reposición. La reducción de material en los almacenes satélites oscila entre el 0 y el 65% aproximadamente.
  • La reposición a un almacén satélite se efectúa cuando se encuentra un material que no admite más demora de entrega, es decir, se retrasa todo lo posible. Ahora bien, una vez que se repone ese material, se aprovecha la visita para reponer todo lo que demande reposición, aunque urja menos. Se ahorra tiempo.

Intuitivamente, y a falta de datos, se cree que esta nueva manera de operar es viable, ya que la inversión en los dispositivos y la programación informática se compensa en un tiempo razonable con el ahorro de material en los almacenes satélites, la supresión de visitas de recogida de kanban y los ahorros de tiempo de ejecución de rutas de entrega. El modelo y las fórmulas ya están desarrollados.

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Acerca de Juan Carlos Viela

Ingeniero Industrial, con más de 30 años de experiencia, la mayoría en operadores logísticos. Profesional independiente, artesano de la logística, que combina consultoría y formación práctica a profesionales de todos los niveles.
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