Stocks de seguridad y punto de pedido

La seguridad en el trabajo es un aspecto que cada día cobra más importancia en las empresas. No hay actividad humana exenta de riesgos y ya se sabe de las consecuencias indeseadas que surgen cuando alguno se materializa. Prueba de ello son las cifras de bajas que los responsables de recursos humanos comunican y los costes de toda índole que comportan.

Eliminar los riesgos es tarea imposible. Quien se ha embarcado en esa aventura ha quedado frustrado por no haber conseguido lo pretendido. Sin embargo, las empresas se lanzan a erradicar algunos riesgos, no todos los posibles, a pesar de que incurren en costes específicos. Saben que van a ser menores que las consecuencias que tendrían que afrontar si no suprimieran los riesgos. Piensan, pues, que su prevención es una política acertada que les librará de algunos dolores de cabeza.

Esta reflexión general asociada a las operaciones, también se puede aplicar a ciertas tareas de gestión, como es el manejo de inventarios. En un mundo ideal, la demanda de un producto sería constante, así como el tiempo de acopio desde el proveedor. Dicho de otro modo, no habría riesgos en los flujos de los materiales y, por tanto, no se precisaría eliminarlos. Pero la realidad muestra que la gestión de inventarios está sometida a gran variedad de riesgos, cuyas consecuencias se pueden resumir en dos: picos de demanda y retrasos en el plazo de entrega de los proveedores.

El stock de seguridad es un inventario de reserva al que se recurre cuando la demanda supera claramente lo esperado o cuando las nuevas existencias tardan en llegar más de lo previsto. Es el que consigue que el demandante no se entere de los problemas que afectan a los materiales que pide. Y si alguna vez sucede, es porque el stock de seguridad se revela insuficiente.

El comportamiento de la demanda y de los plazos de adquisición de los materiales del inventario es variable, cambiante y único para cada material. Por consiguiente, el stock de seguridad que hay que asignarles, también. Se puede conocer de varias maneras, alguna de las cuales se indica a continuación.

Los conocedores de la estadística son muy amigos de aplicarla. Asumen que demanda y tiempo de entrega de un material siguen distribuciones de probabilidad conocidas, si bien no verifican la certeza de esa hipótesis. La estadística les dice que eliminar todos los riesgos posibles conduciría a un stock de seguridad grandísimo. Los costes asociados a mantenerlo serían inasumibles en todos los casos. Por tanto, hay que poner límites y definir un porcentaje de situaciones en las que no se atenderá debidamente la demanda por falta de existencias; lo decide el gestor. Esta forma de actuar es rigurosa. Se puede ejecutar en una hoja de cálculo para muchos materiales, pues tiene implantadas funciones estadísticas, pero no en una aplicación de informática de gestión que maneja entradas y salidas del inventario e ignora las funciones estadísticas.

Los conocedores de los materiales han pasado mucho tiempo en contacto con ellos y tienen una idea aproximada de cómo se comportan. De ahí, deciden directamente cuánto es el stock de seguridad de un producto. Esta forma de operar tiene algunas implicaciones:

• Se desconoce el porcentaje de situaciones en las que no se atenderá la demanda por falta de existencias (rotura de stock).
• Los valores determinados han de introducirse manualmente en la aplicación de gestión de inventarios que se utilice. Es una tarea tediosa en inventarios con gran cantidad de materiales.
• Una persona es incapaz de retener en su memoria el comportamiento de todos los materiales en inventarios de gran amplitud, de ahí que los valores asignados a muchos materiales contengan errores apreciables.

¿Cuánto vale el stock de seguridad?

Dado que la demanda tiene sus altibajos en el tiempo, se puede pensar que el stock de seguridad debe cubrir el exceso de demanda en el tiempo máximo de adquisición de un material. Por tanto,

S_s=C_rmax-cxt_med , en donde

S_s es el stock de seguridad

C_rmax  es el consumo (demanda) real máximo durante el tiempo máximo de entrega

c es el consumo medio por unidad de tiempo

t_med es el tiempo medio de adquisición (entrega) del material

El producto  es el consumo esperado en el tiempo medio de entrega. Esta cantidad es la que se consumiría durante el tiempo de entrega si la demanda y el plazo de reposición fueran los esperados. Todo el consumo real que exceda de ese valor es lo que el stock de seguridad tendrá que cubrir.

Para poder aplicar la fórmula anterior es preciso que el material al que se aplica se haya repuesto una vez al inventario, al menos, en el periodo de estudio. Cuantas más reposiciones se efectúen en dicho tiempo, más confiables serán los resultados obtenidos.

¿Cómo calcularlo?

El procedimiento consta de varios pasos.

1. Considerar el número de ciclos completos de reposición (tiempo transcurrido desde que se lanza una reposición hasta que se lanza la siguiente) habidos en el año anterior a la fecha de cálculo. Si son menos de tres, considerar los tres últimos; el tiempo en que se hayan producido será mayor que un año.

Se toma un año como punto de referencia, ya que es un periodo de tiempo habitual en los ciclos de actividad económica. Remontarse más atrás en el pasado introduce una distorsión en el cálculo, ya que el pasado remoto se parezca poco al reciente.

Si solo se han dado una o dos reposiciones del producto en su permanencia en el inventario, considerar el tiempo transcurrido desde el primer ingreso del producto en el inventario.

2. Determinar el tiempo total de los ciclos considerados y el consumo total en dicho tiempo. Calcular el consumo medio por unidad de tiempo, c.
3. Calcular la media aritmética simple del tiempo de reposición dentro de los ciclos considerados, t_med. Identificar el tiempo máximo de reposición de dichos ciclos.
4. Dividir el tiempo total de los ciclos considerados en tramos de tamaño igual al tiempo máximo de reposición. Se empieza desde la fecha de cálculo hacia atrás y solo se consideran tramos enteros.
5. Obtener la demanda real para cada tramo identificado y encontrar el valor máximo, C_rmax.
6. Calcular el stock de seguridad con los datos conocidos S_s=C_rmax-cxt_med 

El punto de pedido del material considerado se calcula como la suma del stock de seguridad y el consumo medio en el tiempo de entrega, es decir,

P=S_s+cxt_med =C_rmax-cxt_med+cxt_med=C_rmax

Se ve, pues, que el consumo máximo en los tramos de tiempo máximo de entrega es el punto de pedido.

Comentarios

Esta manera de calcular los stocks de seguridad y puntos de pedido obedece a un procedimiento sistemático. Dada su sencillez, las operaciones a realizar se pueden programar en un ordenador de gestión. Por consiguiente, el programa se puede integrar en una aplicación de gestión de inventarios, y lanzar cuando se crea conveniente. Lo más recomendable es recalcular dichos valores tras la entrada en inventario de una reposición solicitada al proveedor. Los resultados de los cálculos se llevan directamente a la ficha del artículo correspondiente y, además, su punto de pedido está implícitamente calculado.

Esta forma de proceder otorga dinamismo a los stocks de seguridad, pues sus valores se adaptan a los cambios recientes en los consumos y en los tiempos de entrega.

Este procedimiento se queda a mitad de camino entre las dos opciones de las que pretende ser alternativa, pero tiene un sustento importante de realidad. Teóricamente, evitaría que se produjeran roturas de stock, en base a la historia reciente, pero nadie puede garantizar que la demanda se desboque tanto que rompa stocks.