Mejor a sorbos

Las bebidas muy calientes sientan de maravilla a los cuerpos ateridos de frío. Cualquiera en ese estado las acabaría de un trago, sin pestañear, y quedaría abrasado. Un poco de paciencia y tomar la bebida a sorbos devuelve el bienestar al organismo.

El almacén de la editorial Tapas Zafias, conocida como Taza, manejado por un operador logístico, es un hervidero, sin exagerar. El calor que de allí se desprende se siente en los despachos de los responsables del negocio. Llevan una temporada sufriéndolo. Los esfuerzos que habían realizado sus expertos para enfriarlo rebajaron la temperatura, pero no lo suficiente para cortar la ebullición.

La dirección del almacén se dispone a tomar una decisión drástica, en la creencia de que ya se ha hecho todo lo posible para evacuar el calor. Pero quiere estar segura y le pide el favor de corroborar lo que pasa a un antiguo compañero de fatigas. Solo serían un par de días para ver lo que sucede e informar verbalmente. Se lo pone fácil. Se piensa que la lentitud en el tratamiento de las devoluciones y la congestión del muelle de carga y descarga son los principales focos de calor y donde hay que poner más atención.

La imagen percibida al entrar al almacén es peor que la oída. Ya no se puede dar media vuelta. Una estantería de palés, que alcanza los 10m de altura, y otra de carga manual, ambas llenas. Pasillos con palés a un lado, dentro y fuera del área de almacenamiento asignada; no se retiran porque, posiblemente, habría que volver a acceder a ellos más tarde. Y, efectivamente, el muelle de entradas colapsado con largas mesas hechas con palés sobre las que los libros sueltos esperan recibir su tratamiento de entradas y devoluciones. El que había pensado ese almacén no fue consciente de que también hay que reservar un espacio razonable para trabajar la mercancía llegada y la que se va a expedir, y que no todo es almacenar. En uno de los lados, media docena de mesas de embalaje y un enjambre de carros y palés cargados con mercancía. Al otro lado, una zona despoblada, llena de material de otro cliente; un remanso de paz.

Se pide un fichero con las existencias ubicadas y otro con los pedidos de todo un año, como siempre, por si pueden ser útiles en algún momento.

Comienza la fase de ver, intentar entender lo que pasa y preguntar lo justo; hay que dejar trabajar a la gente y no molestarle demasiado. De vez en cuando se sondea alguna ocurrencia para ver si puede dar resultado.

Alguien avisa de que el SGA es idéntico a uno que opera en otro almacén para otro cliente parecido. Nadie ha osado tocar nada y eso dificulta ciertas tareas.

Mirar es aburridísimo, salvo que el observador sea aficionado a la pesca. Hay que estar viendo siempre lo mismo, tener mucha paciencia, prestar atención a lo que sucede y pensar sobre lo que se está viendo. Los problemas suelen estar delante de las narices y no se ven. La realidad no se esconde casi nunca.

De forma inesperada, se enciende la bombilla y aparecen las ideas. El colapso del área de entradas se desvanece de golpe con dos sencillas ocurrencias:

• Sustituir las mesas de palés por carros de picking, del estilo al de la foto. Ocupan un 75% menos de superficie para la misma cantidad de títulos clasificados, son móviles y sirven para tratar entradas de proveedores y devoluciones.
• Instalar un par de estanterías de palés en las cabeceras. El suelo se reserva para residuos y las alturas para los palés con pedidos grandes terminados en espera de carga.

Uno de los problemas se ha resuelto. El tratamiento de devoluciones no funciona bien. Los títulos se cotejan contra el albarán de entrega y los que están en buen estado se clasifican en la mesa (los deteriorados se apartan), según se abren los bultos llegados. Las diferencias se tratan más adelante en la administración. Una persona toma nota de los códigos de los libros clasificados, va al SGA y obtiene una ubicación, impresa en una etiqueta, a donde llevar cada uno. Vuelve a los libros clasificados, les coloca la etiqueta, a modo de marcapáginas, los transfiere al carro de picking y los ubica en donde se le indica.

La aparición de los carros impulsa un tratamiento de devoluciones más ágil. Un carro se divide en 12 partes, 6 a cada lado. Cada una representa un área de picking del almacén. El carro se coloca junto a un terminal informático que tiene cargada una hoja de cálculo con las ubicaciones de picking de los títulos y el área a la que pertenecen. Se abren los bultos y se cotejan los ejemplares contra el albarán de entrega. Una pistola lee el código de barras del libro, que se registra en la hoja de cálculo. Esta imprime una etiqueta con los datos del título: nombre, código de barras, localización del picking y área; se inserta en el libro y se deja en la parte del carro que corresponde a la zona. Al terminar, cabe la opción de ubicar los títulos en el almacén o de esperar a que el carro esté bien cargado para ahorrar tiempo y paseos. Durante la ubicación, todos los libros de la misma zona están juntos; se emplea poco tiempo en colocarlos. Al terminar un documento, se pide a la hoja de cálculo un listado con lo recibido, su estado y su ubicación, a fin de cargar toda esa información en el SGA. Otro problema que, aunque no resuelto del todo, ha perdido importancia.

Se le han dado un par de sorbos a la taza. La bebida no está tan caliente y admite tragos más largos. Se ha encontrado una solución a los dos problemas que plantea la dirección. Pero los palés que ocupan los pasillos del almacén hacen mucho daño a la vista.

Es fácil adivinar la causa del maremágnum, pero no se puede probar. El fichero con las existencias y ubicaciones es como los niños, los borrachos y los locos: siempre dicen la verdad. Cuenta que el SGA ha desparramado los títulos por el almacén. Haciendo un ejercicio teórico de agrupamiento de mercancía se concluye que la capacidad asignada es suficiente para el almacén. Huelga decir a qué dedicarse en los ratos libres; la mercancía agrupada proporciona velocidad a la preparación de pedidos.

Y también dice que en las estanterías de palés se necesitan más huecos de picking que de reserva, una indicación que el almacenamiento de palés está pésimamente diseñado. Asignar a este perfil un almacenamiento a 10m de altura conduce a una ineficiencia del trabajo evidente. Es lo que explica los pasillos inundados de palés. El entorno ayuda a implantar una solución simple al problema: permutar los libros almacenados en altura con el material sin movimiento del otro cliente, ubicado en las partes bajas de las estanterías adyacentes. La velocidad de trabajo aumenta considerablemente.

Los transportistas vienen a cargar entre las 16:30 y las 17:00 horas, y quedan bastantes pedidos por preparar. Se siguen preparando por la tarde y se cargan al día siguiente. Hay algo que no va bien. El grueso de la plantilla trabaja de 6:30 a 14:30 horas. Se refuerza de 10:00 a 18:00 horas con un 25% y alguien más que viene a echar una mano por la tarde. Los pedidos se reciben a las 7:30, 11:00, 13:00 y 20:00 horas.

Manipulando el fichero de pedidos, se descubre que a cada una de las horas anteriores se recibe el 18,0, 42,8, 30,4, y 8,8% de los pedidos, respectivamente. Hurgando en las horas de generación se ve que entre las 7:30 y las 9:00 horas se crea el 32,5 % de los pedidos y el 25% entre 11:00 y 11:30 horas. Por culpa de los horarios se ve que los pedidos de primera hora de la mañana tienen que esperar dos horas, como mínimo, antes de poderse empezar a preparar. La espera mínima se reduce a hora y media para los generados a media mañana. Esto y la organización de la plantilla conducen a trasladar la carga de trabajo más allá de la hora de carga en transporte.

La mejora en esta situación también es fácil de implantar. Si los pedidos se reciben a las 0:00, 8:30, 11,30, 13:30 y 16:00 horas, llegan el 10,6, 37,5, 41,2, 7,3 y 3,4 % de los pedidos, respectivamente. Así, el grueso de los pedidos puede empezar a prepararse poco después de haberse generado y se da la oportunidad de recibir pedidos urgentes a primera hora de la tarde. La propia distribución de la generación de pedidos pide crear dos turnos de trabajo: uno de 7:00 a 15:00 horas y otro de 11:30 a 19:30 horas con un número de personas igual al 90% de las del primero. Seguro que el número de pedidos llegados y cargados en el día sube espectacularmente.

Estos dos últimos sorbos han sido largos. La bebida se ha atemperado y se saborea con deleite.

El par de días previsto se convirtió en alguno más, pero no muchos. Aún queda algo de bebida en la taza. Está fría y da para otro sorbo. Tal vez venga alguien que se la beba sin estar ardiente.